Prozessimplementierung für die Kantonspolizei Bern
Mit rund 2’500 Mitarbeitenden zählt die Kantonspolizei Bern (Kapo Bern) zu den grössten Blaulichtorganisationen der Schweiz. Ihr übergeordnetes Ziel ist es, den Kanton Bern zu einem der sichersten Kantone der Schweiz zu machen. Dazu nutzt die Kapo Bern alle ihr zur Verfügung gestellten Ressourcen. Deren Einsatz wägt die Kapo Bern erfolgsorientiert und mit Augenmass ab. Damit sie die ihr anvertrauten Polizeiaufgaben zielgerichtet, effektiv und ressourcenschonend sicherstellen kann, entwickelt die Kapo Bern ihre Prozessorientierung laufend weiter.
Ausgangslage
Die Kapo Bern arbeitet bereits heute in zahlreichen Bereichen (z. B. Ereignisbewältigung) auf der Basis von Prozessen und Ablaufskizzen. Diese wurden bis anhin aber nicht systematisch erhoben, vervollständigt und dokumentiert. Bis heute fehlt demnach ein übergeordnetes, einheitliches Prozessdenken, eine allgemein verbindliche Prozessmethodik sowie ein gesamtheitlich verantwortliches Prozess- und Qualitätsmanagement.
Dadurch kann auch keine kontinuierliche Standardisierung, Harmonisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe gewährleistet werden. Dies wiederum erschwert die Know-how-Sicherung und den Know-how-Transfer. In den vergangenen Jahren wurde diese unvollständige Prozessdokumentation auch seitens der Finanzkontrolle mehrmals bemängelt.
Unser Auftrag
Im Rahmen der Strategieentwicklung für die Abteilung Ressourcen und Dienstleistungen (R+DL) der Kapo Bern wurde die Erhebung und Implementierung der Prozesse als eine der zentralen Initiativen definiert. Zusammen mit der Abteilung Technik und als Pilotprojekt für die gesamte Kapo Bern wurde dieses ambitionierte Vorhaben mit dem Go-live des neuen Prozesstools «ViFlow» im März 2018 realisiert.
Schlüsselelemente der Lösung
- Bestimmung der übergeordneten Prozesslandkarte (Führungs-, Kern-, Supportprozesse)
- Evaluation, Implementierung und Schulung des Prozesstools «ViFlow» sowie Einbindung in das Kapo-Intranet
- Aufbereitung der Prozess-Steckbriefe inklusive In-/Output, Kernaufgaben, Rollen, Instrumente, Prozesseigner usw.
- Erhebung, Skizzierung und Abbildung der definierten Prozesse im Prozesstool «ViFlow» durch vorgängig ausgewählte, interne Prozesszeichner
- Bereitstellung einer zentralen Datenbank aller prozessrelevanten Dokumente inklusive deren Verlinkung mit dem Prozesstool bzw. den entsprechenden Prozessabläufen
- Rekrutierung und Einführung eines Prozess-/Qualitätsmanagers
Rollen von ProAct
- Gesamtprojektleitung «Prozessimplementierung» inklusive Steuerung, Führung und Überwachung bezüglich Qualität, Timing und Kosten
- Teilprojektleitung «Kommunikation» und «Schulung» inklusive Bereitstellung von Videoanleitung und E-Learning
- Mitwirkung bei der Rekrutierung des Prozess-/Qualitätsmanagers inklusive Einführung und Coaching im Hinblick auf die operative Betriebsübernahme per 01.01.2018
ProAct
Wasserwerkgasse 29
CH-3011 Bern