Implémentation de processus au sein de la Police cantonale bernoise
Avec près de 2’500 collaborateurs, la Police cantonale bernoise figure au rang des services d’intervention d’urgence les plus importants de Suisse. Elle a pour objectif prioritaire de faire du canton de Berne l’un des cantons les plus sûrs de Suisse. Pour y parvenir, la Police cantonale bernoise a recours à l’ensemble des ressources dont elle dispose. Elle en évalue l’emploi en tenant compte des résultats visés et avec discernement. Afin de pouvoir assurer les tâches de police qui lui ont été confiées de manière ciblée, efficace et en utilisant les ressources à bon escient, la Police cantonale bernoise fait sans cesse évoluer son approche orientée processus.
Situation initiale
Aujourd’hui déjà, le travail de la Police cantonale bernoise repose dans de nombreux domaines (dans la gestion des événements, par exemple) sur des processus et sur des schémas de déroulement. Cependant, jusqu’à présent, ceux-ci n’ont pas été recensés, complétés et documentés de manière systématique. Ainsi, une orientation processus globale et uniforme continue à faire défaut aujourd’hui, tout autant qu’une méthodologie processus fixe et qu’une fonction ayant la responsabilité globale de la gestion des processus et de la qualité.
Cette situation ne permet donc pas d’assurer la
continuité dans la standardisation et dans l’harmonisation des procédures de
travail, ni dans leur optimisation, ce qui, par conséquent, constitue une
entrave à la préservation et au transfert du savoir-faire. Au cours des
dernières années, la documentation incomplète des processus a été épinglée à
plusieurs reprises par le Contrôle des finances.
Notre mission
Dans le cadre du développement de la stratégie pour le
département Ressources et Services (R+S) de la Police cantonale bernoise, le
recensement et l’implémentation des processus a été définie comme l’une des
initiatives majeures. Conçu en collaboration avec le département Technique
comme projet pilote pour l’ensemble de la Police cantonale bernoise, ce
programme ambitieux, qui s’est concrétisé par la mise en service du nouvel
outil de processus «ViFlow», a été mené à bien en mars 2018.
Éléments clés de la solution
- Définition de la cartographie globale des processus (processus de direction, de réalisation, de support)
- Évaluation, implémentation et formation pour l’outil de processus «ViFlow» et intégration à l’intranet de la Police cantonale bernoise
- Établissement des fiches processus comprenant entrée/sortie, tâches centrales, rôles, instruments, propriétaire de processus, etc.
- Recensement, schématisation et représentation des processus définis dans l’outil de processus «ViFlow» par des dessinateurs de processus internes préalablement sélectionnés
- Fourniture d’une base de données centrale référençant l’ensemble des documents pertinents en matière de processus et leur corrélation avec l’outil de processus ou avec les tâches de processus concernées
- Recrutement et formation d’un responsable processus/qualité
Rôles endossés par ProAct
- Direction globale du projet «Implémentation des processus» comprenant le pilotage, la supervision et le contrôle en matière de qualité, de délais et de budget
- Direction des sous-projets «Communication» et «Formation» comprenant la fourniture d’un tutoriel vidéo et d’un module d’e-learning
- Participation au recrutement du responsable processus/qualité comprenant formation et coaching dans la perspective d’une prise en charge opérationnelle des tâches au 1er janvier 2018.
ProAct
Wasserwerkgasse 29
CH-3011 Bern