Mobiliar: Beschaffungsbegleitung und Proof of Concept für ein neues DMS

Die Neubeschaffung eines DMS war mit hoher Komplexität und grosser fachlicher Tragweite verbunden.

• Das Vorhaben betraf eine organisationsweit eingesetzte Kernapplikation mit zahlreichen angebundenen Geschäftsprozessen.

• Fehlentscheide bei Anforderungen oder Anbieterauswahl hätten direkte Auswirkungen auf den operativen Betrieb gehabt.

• Das Projekt bewegte sich in einem komplexen Stakeholder- und Entscheidungsumfeld mit vielen Anspruchsgruppen.

• Die bestehenden Dokumente und Strukturen mussten für die Ausschreibung sorgfältig analysiert und in eine tragfähige Beschaffungsgrundlage überführt werden.

• Die Lösungsarchitektur musste aus externer Sicht überprüft und fachlich eingeordnet werden.

ProAct übernahm mehrere Rollen entlang des gesamten Beschaffungs- und Evaluationsprozesses.

• Erstellung einer umfassenden 2nd Opinion zu den bestehenden Anforderungen und zur grundlegenden Lösungsarchitektur.

• Begleitung der formfreien Ausschreibung auf Basis der vorhandenen Dokumente und Strukturen der Mobiliar.

• Fachliches Sparring bei der Definition und Auswahl des siegreichen Anbieters.

• Moderation und fachliche Begleitung der Proof-of-Concept-Phase.

• Unterstützung bei der Einordnung von Anforderungen, Architektur und Anbieterbeiträgen aus externer Sicht.

Durch die unabhängige 2nd Opinion und die strukturierte Begleitung der Ausschreibung konnte die Mobiliar ihre Entscheidungsgrundlagen deutlich schärfen. Anforderungen und Architektur wurden früh kritisch hinterfragt, wodurch Risiken in der Beschaffung reduziert und die Qualität der Auswahl erhöht wurden.

• Höhere Sicherheit in der Anforderungs- und Architekturbeurteilung.

• Belastbare Grundlage für die formfreie Ausschreibung.

• Fundierte Entscheidungsfindung bei der Anbieterwahl.

• Fachlich gut begleitete und strukturierte PoC-Phase.

• Reduktion von Beschaffungs- und Umsetzungsrisiken bei einer geschäftskritischen Kernapplikation.